產銷會議，顧名思義，就是生產與銷售的聯合會議。其中，新產品的風險最高，因為有設計品質的顧慮，有新材料的良率，有訂單的變化，也牽涉量產的完備性 Readiness。從開案設計的產品開發流程，開始進入NPI New Product Introduction (新產品導入流程)，待順利後，再進入常規量產 Mass Production，設計變更 Sustaining，與結束量產 EOP End of Production 的不同流程。
公司一開始，每年只有兩三個新產品上市，筆記型電腦不算簡單，零件種類有三四百項，初期，總經理就是唯一的專案經理，盯著各部門合作，解決衝突，拍桌做決定。那時，每個月生產不到一萬台。後來每個月生產三百萬台以上，每年七八十個新產品上市，沒有流程，沒有專業的專案管理，那是不可能想像的。
流程的建立，也是先從一兩個最佳實務運作(Best Practices)開始: 定義名詞，建立範本Templates 與範例 Examples，溝通檢查點 Check Points，審核決策點 Review/ Decision，還有團隊執掌角色責任 Role & Responsibility，等等。以上算是硬的流程，軟的部分，則是專案合作的文化與準則，與團隊溝通，包含本篇的報告。
公司創建，初期就應該精益求精，為日後成長的規模放大做準備。流程與文化，不能直接複製他人，須從真實體驗中，找出最適合也最必要的部分加以複製。而流程一旦建立，就對後來者綁手綁腳，這個必要之惡，必須以開放的心胸，不斷地檢討修正更新，才不會墨守成規。
回到產銷會議，因為其複雜，多變，難以掌握，所以格外重要。產品開發團隊，既然已經懷胎九月，當然要將其順利生產下來，才不會浪費生命，因此，研發與專案主管就擔任報告的主角。以 PUSH 與 PULL 的觀念來說，產品開發要 PUSH，NPI 新產品量產單位要 PULL。這個報告的困難，原則上是複雜中的可信度，與多觀點的一致性。
先講簡單的，這個階段，從業務(客戶與訂單)，採購(廠商與材料)，品管，到製造，都與研發有不同觀點。所有人，都合理的質疑新產品的成熟度。其中，有實言，有誤傳，有謠言，有猜測，大家都可以，也應該提出問題質疑；因為新產品量產，其金額與品質狀況，關係公司的信譽甚至存亡。2016年的三星Note 7電池爆炸案，只是一個典型例子。既然是嚴肅的事，初期，難免溝通地極不愉快，各說各話，你死我活，劍拔弩張，萬箭穿心，孤憤望天，抑鬱難伸；這些形容詞都不誇張。總經理要極為精明，聽得出矛盾，真偽，重點，才可以決定 GO/ NO- GO。我剛到仁寶時，有人估計我的存活期是一年，但是那時我已年過三十，家有高堂老母，老婆幼子，只好忍辱偷生，當個過河卒子，搭橋打洞，拼命向前。那是一段不愉快的時光。
我所做的，就是會議前事先溝通聯繫，藉著專案 SYNC UP 會議，得知其他單位的主要質疑，真的問題就先溝通好因應計劃，假的議題就先澄清。因此，在正式會議中，在老闆面前，我們原則同意相關質疑或爭議，再報告我們的因應計劃。若是有突發議題，我們虛心接受再澄清。若是有假議題出現，我們會立即澄清，以免混淆所有相關主管的判斷。原則上，對事不對人，我們感謝各單位的真實質疑。只要願意面對，開放心胸，觀點同步，並不困難。
比較困難的是，把複雜也難以預測的專案進度講清楚。專案的問題，又稱 Issues，有業務面，管理面，也有技術面。Business Issues 可能是客戶改規格，增加成本，廠商不配合等等，要請業務或採購主管出面。Management Issues 可能是人員，能力，設備等資源或溝通問題，要部門主管解決。技術問題最繁雜，Technical Issues, 筆記型電腦約三四百條，智慧手機三四千條(軟體居多)，分為急迫性(Gating Issues)，嚴重度 (Impact) 與困難度 (Difficulty)，有的要命問題，如電池爆炸，又難以複製，更難解決。開發階段，機率極低的致命問題，量產後，量放大千萬倍，使用者狀況多，使用時間長，正可以要了公司的老命。專案管理不能聽天由命，出貨期限，客戶打市場廣告，廠商開模備料，工廠開生產線，準備製具，培訓製造人員，都不是開玩笑的事。要不要啟動量產準備，是開發主管的信譽保證。我原則上做 Issue 的分類整理，用123代表急迫性，用ABC代表困難度，用顏色RYG紅黃綠，代表嚴重度。每週做滾動式更新報告 Rolling Report。後來所有七八十個開發中的產品，用 L0儀錶板，一目了然，那已經是進仁寶17年之後的事。
老闆可能在會議中，或走路遇到時，隨口問你一句，"某專案進行得如何?"，我不能說我不知道，也不能三言兩語地說"相信我，沒問題"。以上以簡馭繁的整理，只是要抓出，進度是否符合設定的目標? 只要目標不變，枝節的事本來就不需要老闆來煩，我們拿人錢財，為人消災。反之，專案目標(日期，成本，數量)若是改變，老闆可能會被客戶警告，我們就要提前告知老闆，讓他有個準備。
所以，夠好的報告，就是讓客戶，老闆，與相關的配合主管都安心。計劃準時，就是準時。若是延遲，據實以告。一切以誠信，實在，精要為主。報告完畢。
沒有留言:
張貼留言