Review & Report 審查 與 回報

在外商工作，寫報告是基本功。有依時間寫的區域狀況週報，月報，或季報。即使公司，也要出季報與年報給股東與投資法人。也有目標導向的業務報告，預算報告，或專案報告。報告必須講重點，必須回報審閱者需要知道的重點。

"重點"就是關於"承諾"與"預測"。承諾，是應允的目標，如出貨數量，金額，日期，獲利等等。預測與預期，則包含期待發生的進展，或不預期卻發生的意外。預期中的進展，可以大致帶過；不預期的變化，其發生事實，相關緣由，影響等等則需詳細說明。
一份充分且必要的報告，其透明與可信度可以贏得信任與尊重。
反之，累贅而無重點的報告，令審閱者失焦，不耐而憤怒。
過分簡要，缺乏必要說明與證據的報告，則缺乏尊重，也令人猜疑。

概略的說，狀況更新的報告，主要列出事實(進展，與變動)，影響(相關人事物)，原因分析，預期後續變化，觀察點(時間或人事)，與必要建議。這些可算是詳盡的。可以摸索出與審閱者互動的邏輯，原則上，要報告的，就是審閱者會問的問題。

有明確目標承諾的，如專案，業務或預算報告，則可參照另一篇文章"L1"，不再另外說明。

審閱 Review 與 Report 相輔相成。我們剛當主管時，審閱他人的進展，常常不知從何問起。如果下屬不會回報，主管也不會審閱，那樣的會議，就會效率，效益與氣氛都很差。簡單的說: 該說的沒說，該問的沒問，開會對雙方都痛苦，這個磨合期會很漫長。如果主管會問，屬下會報告，也回答得清楚，會議就是最好的溝通，簡單明白，各取所需。

我的經驗是，起初在台商不會報告，也不會審閱。到了外商，先學會報告。回到台商，先做好自己的報告，再藉著審閱，教導員工做報告，也逐漸精煉自己審閱的效率，少問不必要的問題，也不聽不相關的答案。

以上的報告，需要書面完整，但不必口頭都報告。提出書面報告後，若時間有限，只需口頭提示以上要項(發生事實，影響，預測與建議)，原因分析或細節論證等等，可由主管提出問題後，再補充說明。專案報告，口頭則只需報告專案目標與預測更新，再等待問題來回答即可。

主管有愛問問題的，與多聽少問的兩種，前者等他問，後者就盡量把握時間說明。回報久了，就會摸清楚主管心中的問題，與口頭的問題，前者口頭報告，後者待問再補充說明。明白問題，是報告成功的基礎；答案中，證據的真實與充分，分析推論的邏輯清楚嚴謹，結論的簡潔明白，則是報告的精華所在。

審閱者 Review 時提出問題，重點是目標與預期的變動，為何變動? 或為何不必變動? 有時，好消息實是壞消息，因為團隊判斷力不足，低估了變化的嚴重性或困難度。Review 就是將主管的專業邏輯判斷，與屬下做一次吻合。考慮的周詳，分析的精確，推論的嚴謹，或者團隊溝通合作的技巧，舉報，求助與支援，決策與指令，都在 Review 與 Report 之間發生。好的 Review，是對屬下的引導與訓練。

只有當 Review 與 Report者都有默契 Protocol，或有模式 Template 時，開會才不再那麼痛苦。其實，雙方也不過就是必要的問答。 最好還是 Open Book，開誠布公，把會問的，與該報告的問題好好溝通一下。